Consejos legales esenciales que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer

Los propietarios de pequeñas empresas llevan muchos sombreros, haciendo malabarismos con el marketing y las finanzas, con el compromiso con el cliente y la logística. Con tantas áreas que exigen atención, es fácil dejar de lado el cumplimiento de la legislación, pero a veces esto puede tener resultados devastadores.

El propietario de una pequeña empresa se beneficia significativamente de prestar atención al aspecto legal de la gestión de un negocio, ¡o de contratar a un abogado especializado en derecho de la pequeña empresa para que lo haga en su nombre!

Exploremos por qué las pequeñas empresas necesitan un abogado y los consejos jurídicos esenciales que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan un abogado?

Los conocimientos jurídicos son esenciales para cumplir la normativa y tomar decisiones empresariales inteligentes. Un abogado experto en pequeñas empresas puede ayudar en ambos aspectos ofreciendo las siguientes ventajas.

• Orientación en la formación estratégica de empresas
• Asistencia en la redacción, revisión y edición de contratos
• Mantener el cumplimiento de las leyes y reglamentos locales
• Ayudar en la resolución de conflictos y reducir la responsabilidad
• Orientación sobre la planificación de la sucesión
• Ofrecer información sobre cuestiones de registro, licencias y permisos
• Evitar riesgos con obligaciones fiscales y costosos asuntos legales
• Proporcionar asesoramiento jurídico para el crecimiento empresarial y la planificación de la sucesión

Siete consejos legales para propietarios de pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, comprender los aspectos legales básicos te beneficiará a la hora de posicionar tu empresa para el éxito. Considera los siguientes consejos legales como punto de partida.

1. Elige la estructura jurídica adecuada

La estructura jurídica de una empresa influye directamente en la cantidad de impuestos que paga la empresa, la responsabilidad personal que asume el propietario y la cantidad de papeleo necesario para seguir cumpliendo la normativa y estar operativo.

Las estructuras jurídicas más habituales son las siguientes, cada una de las cuales ofrece sus ventajas e inconvenientes.

• Empresa unipersonal: es la entidad empresarial más sencilla, fácil de crear, de bajo coste, ofrece la posibilidad de deducir impuestos y una estrategia de salida fácil.
• Sociedad colectiva: propiedad de dos o más personas físicas, puedes crear una sociedad colectiva o una sociedad comanditaria, ambas fáciles de constituir, con una fiscalidad especial y con posibilidades de crecimiento.
• Sociedad de responsabilidad limitada: una estructura híbrida que limita las responsabilidades personales al tiempo que ofrece la flexibilidad y las ventajas fiscales de una sociedad colectiva.
• Sociedad anónima: la empresa y sus derechos legales están separados de sus propietarios, y es más fácil mantener la continuidad y reunir capital.

La elección de la mejor estructura para tu empresa puede determinarse planteándose algunas preguntas clave, como quién la gestionará, si la responsabilidad personal es un problema potencial y qué formalidades quieres gestionar.

Un abogado con experiencia te ayudará a abordar estas cuestiones de forma crítica y te guiará hacia la mejor estructura empresarial para tu empresa.

2. Presta atención al mantenimiento de registros precisos

Por pequeña que sea la empresa, unos registros precisos y bien organizados son importantes para la protección y el cumplimiento legales. Considera la posibilidad de archivar toda la documentación de forma segura, con una copia digital de seguridad.

Por ejemplo, los contratos, las transacciones financieras, las licencias y los permisos son documentación clave que ayuda a mitigar los riesgos y a canalizar el crecimiento.

Un abogado ofrece información sobre qué documentación es importante, al tiempo que ayuda a redactar contratos claros y articulados. Una documentación hermética evita disputas y aporta claridad en caso de malentendidos.

3. Sigue estrictamente las leyes y normativas locales

El derecho mercantil difiere de un estado a otro, y es esencial mantenerse al día y cumplir las leyes y normativas vigentes en tu estado.

Por ejemplo, los contratistas de Florida deben obtener una licencia del Departamento de Regulación Empresarial y Profesional de Florida, y los requisitos para obtenerla incluyen una licencia estatal, permisos locales y formación continua. En cambio, los contratistas de California obtienen su licencia a través de la Junta Estatal de Licencias de Contratistas de California y deben aprobar un examen específico para recibir su licencia estatal. Hay matices en los requisitos para los permisos locales, que se centran en distintas áreas de la profesión.

La estructura empresarial y el tipo de negocio determinarán dónde debes registrar tu empresa -en la ciudad, el condado o el estado- y qué permisos o licencias son necesarios para operar dentro de la legalidad.

Estos procesos de registro y renovación de permisos pueden complicarse, y ahí es donde resultan útiles los conocimientos y la experiencia de un experto. Un abogado con experiencia te ayudará a cumplir la normativa y a mantenerte organizado, reduciendo así el riesgo de cometer errores caros.

4. Ponlo todo por escrito

Toda oportunidad de negocio es importante para el propietario de una pequeña empresa, lo que puede dar lugar a pactos de caballeros y apretones de manos. Sin embargo, estos acuerdos carecen de documentación formal y presentan un grave riesgo de malentendidos, cláusulas inválidas, disputas y desafíos legales.

Un contrato escrito que ofrezca protección jurídica y claridad puede evitar todos estos problemas. Los acuerdos empresariales deben documentarse por escrito para establecer expectativas claras y perfilar los detalles. El contrato también ofrece exigibilidad legal, minimiza los riesgos y presenta una imagen profesional y coherente.

Además, documentar los acuerdos verbales ayuda a mantener registros y referencias, a la vez que evita errores de comunicación posteriores. Desde el punto de vista legal, algunos sectores exigen contratos escritos para cumplir la normativa local y federal.

5. Proteger la propiedad intelectual

Los detalles importan en las pequeñas empresas, y proteger la propiedad intelectual aumenta el valor empresarial al tiempo que mantiene la ventaja competitiva.

La propiedad intelectual, como marcas, patentes, derechos de autor y secretos comerciales, es un valioso activo empresarial que contribuye a la generación de ingresos y a la reputación de la marca.

Contratar a un abogado para que te ayude a conseguir patentes, registrar marcas y registrar derechos de autor de obras creativas facilita la salvaguarda de las innovaciones y garantiza el crecimiento sostenible de la empresa. Un abogado también puede ayudar con los acuerdos de confidencialidad para garantizar que los empleados y colaboradores estén obligados a la confidencialidad.

6. Comprender la legislación laboral

Los propietarios de pequeñas empresas deben comprender la legislación laboral local y federal y seguir cumpliendo las normativas y requisitos. Existen ciertas directrices para todas las áreas de la empresa, desde la contratación y los contratos hasta las nóminas y la salud y seguridad.

Tanto si trabajas con autónomos como con empleados a tiempo completo, debes conocer las leyes laborales pertinentes. Respetar la legislación laboral garantiza el cumplimiento de la ley y el trato justo de los empleados, ayudando a crear un entorno de trabajo positivo y evitando costosas costas judiciales y daños a la reputación.

Hay algunas formas prácticas de mantenerse al día de los requisitos legales. Por ejemplo, puedes participar en un foro de derecho laboral o contratar a un abogado de empresa para que te mantenga al día (y se asegure de que sigues cumpliendo la normativa).

7. Separar los negocios de lo personal

Investigaciones empresariales recientes informan de que el 50% de las empresas empiezan en casa y que el 78% de las nuevas empresas utilizan su propio dinero para poner en marcha sus negocios. Es importante que te protejas de la responsabilidad cuando inviertas en finanzas personales para hacer crecer tu negocio.

Separar la empresa de las finanzas personales ofrece ventajas adicionales a la separación de la protección jurídica y la claridad financiera. Por ejemplo, presenta una imagen empresarial profesional y creíble ante clientes, proveedores e inversores. También agiliza la eficiencia operativa, aumenta la estabilidad financiera personal y simplifica las auditorías fiscales.